Hvor lenge skal bilag oppbevares?

Altinns veiledning om oppbevaring skiller mellom dokumentasjonstypene. Fakturaer, kvitteringer og annet grunnlag for bokførte opplysninger er primærdokumentasjon. Enkelte avtaler og annen sekundærdokumentasjon har kortere frist, men en avtale som underbygger en postering kan være primærdokumentasjon.

Eksempel på femårsregelen

For primærdokumentasjon i et regnskapsår som slutter 31. desember 2026, løper den ordinære femårsperioden til utgangen av 2031. Ikke slett materialet bare fordi selve fakturaen ble utstedt fem år tidligere. Kontroller dokumenttype, regnskapsår og særregler før sletting.

Enkelte typer materiale, blant annet prosjektregnskap i bygg og anlegg, har ti års oppbevaring. Ved pågående kontroll, tvist eller andre bevaringsbehov må virksomheten også vurdere om materialet fortsatt skal beholdes.

Kan papirbilag skannes og kastes?

Altinn beskriver at papir kan erstattes av digitale kopier når oppbevaringskravene er ivaretatt. Ta sikkerhetskopi før papiret kastes. Kopien må gjengi hele dokumentet tydelig og være tilgjengelig og utskrivbar gjennom oppbevaringsperioden.

Et mobilfoto med avkuttet mva-linje eller uleselig tekst er en dårlig arkivkopi. Kontroller alle sidene før du fjerner originalen. Dokumenter i særskilte avtaler kan også ha andre grunner til å beholdes på papir.

Sjekkliste for digitalt regnskapsarkiv

1. Finn hvor hvert års bilag og regnskapsdata faktisk lagres.
2. Kontroller at dokumentene kan knyttes til posteringene.
3. Dokumenter hva som sikkerhetskopieres, hvor ofte og hvor original og kopi ligger.
4. Prøv å hente og lese et eldre bilag og tilhørende postering.
5. Avklar eksport og tilgang før regnskapssystem eller regnskapsfører byttes.
6. Kontroller reglene for oppbevaring i utlandet hvis leverandøren lagrer der.

Elektronisk tilgjengelighet av bokførte opplysninger og oppbevaring av bilag er beslektede krav, men er ikke identiske frister. Ikke bruk «3,5 år» som generell slettefrist for fakturaer.

Hvem har ansvaret når regnskapsfører lagrer alt?

Virksomheten må sørge for at kravene oppfylles selv om en regnskapsfører eller systemleverandør utfører oppgaven. Be om en konkret avtale om arkiv, sikkerhetskopi og hva som skjer ved opphør. Et avsluttet abonnement bør ikke være første gang dere oppdager at eksport mangler.

Er opplastingslenken et regnskapsarkiv?

En innsamlingslenke løser levering av dokumenter. Den er ikke alene en plan for lovpålagt oppbevaring. I BilagPilot må byrået avklare levering til regnskapssystemet eller annet arkiv og følge egne oppbevaringsrutiner. Se kundedokumentasjon.