Krav til faktura i Norge
Sjekk hva en norsk faktura skal inneholde: fakturanummer, kjøper, selger, leveranse og mva. Lær også hvordan du håndterer feil med kreditnota.
Av BilagPilot · Sist gjennomgått
Kort svar
En faktura må blant annet ha kontrollert nummerering, dato, identifikasjon av selger og kjøper, beskrivelse av leveransen og prisopplysninger. Mva må spesifiseres når det gjelder avgiftspliktig salg fra en registrert virksomhet.
Bruk denne listen når du kontrollerer et salgsdokument. Altinns veiledning om faktura er kilden til kravene. Særregler kan gjelde for bestemte salg og bransjer.
Hva skal fakturaen inneholde?
- Fakturanummer og dato for utstedelsen.
- Selgerens navn og organisasjonsnummer. Tilføy MVA etter organisasjonsnummeret når selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret.
- Kjøperens navn og adresse eller organisasjonsnummer.
- En beskrivelse av varen eller tjenesten og omfanget av leveransen.
- Tidspunkt og sted for levering.
- Vederlag, betalingsforfall og relevante avgiftsopplysninger. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
- Foretaksregisteret for selskapsformene som har dette tilleggskravet, blant annet AS og ASA.
Ved ulike avgiftssatser eller både avgiftspliktig og avgiftsfri omsetning må delene fremgå separat. «Diverse arbeid» uten mer forklaring gjør kontroll vanskelig selv om totalsummen er riktig.
Kan jeg velge fakturanummer selv i Word eller Excel?
Altinn beskriver to løsninger: et fakturaprogram som tildeler nummer automatisk, eller forhåndsnummererte trykte blanketter. Fritt valgte numre i Word eller Excel tilfredsstiller ikke dette nummereringskravet. En fakturamal er derfor ikke i seg selv et fakturasystem.
Praktisk eksempel: kontroller en leverandørfaktura
Du mottar en PDF merket «konsulentarbeid, 8 000 kroner». Før den godkjennes, sjekker du om selger og riktig kjøper er identifisert, om perioden og arbeidet er beskrevet, og om mva er håndtert riktig. Vedlegget «oppdragsavtale» kan være nødvendig for å forstå omfanget. Samle dokumentene og koblingen mellom dem.
En totalsum som ser rimelig ut er ikke tilstrekkelig kontroll. Match også mot avtalen, faktisk leveranse og eventuell betaling. Et dokument kan være formelt komplett og likevel gjelde feil virksomhet.
Hva gjør jeg når fakturaen er feil?
Be selger korrigere dokumentet. Ved korrigering av en utstedt faktura brukes normalt en kreditnota som viser til fakturaen, og ny faktura når det er nødvendig. Ikke rediger selgerens PDF eller endre kjøpernavnet selv. Bevar spor mellom opprinnelig dokument og korrigeringen.
Vanlige spørsmål
Er en PDF det samme som EHF?
Nei. En PDF er et lesbart dokument; EHF er et strukturert elektronisk fakturaformat. Leveringsformatet avgjør ikke alene om innholdet oppfyller kravene.
Kan jeg trekke fra mva bare fordi fakturaen har en mva-linje?
Nei. Dokumentasjonen er én del av vurderingen. Registrering, hva anskaffelsen brukes til og fradragsreglene må også være oppfylt. Se dokumentasjon for fradrag.
Se BilagPilot i praksis
Mangler en faktura nødvendige opplysninger? Opprett et konkret punkt i BilagPilot, beskriv hva kunden skal hente fra selger, og følg avklaringen frem til den er vurdert.