Hva er et bilag i regnskapet?

Når du fører en kostnad, inntekt eller annen hendelse, skal det være mulig å forstå hva posteringen bygger på. Bilaget er dette grunnlaget. Altinns krav til bilag beskriver sammenhengen mellom dokumentasjonen og bokføringen.

Eksempler på bilag

• En leverandørfaktura dokumenterer et kjøp på kreditt.
• En butikkvittering dokumenterer hvilke varer du kjøpte og hva de kostet.
• En lønnsoppstilling dokumenterer beregningen av lønn.
• En bankoppgave kan dokumentere renter og gebyrer banken selv belaster.
• En kreditnota dokumenterer at en tidligere faktura er korrigert.

Listen er eksempler, ikke en regel om at alle dokumenter med disse navnene automatisk er tilstrekkelige. Innholdet og hendelsen avgjør hvilken dokumentasjon du trenger.

Bilag, faktura og kvittering: hva er forskjellen?

Bilag er samlebetegnelsen i regnskapet. En faktura beskriver et salg og et betalingskrav. En kvittering fra selger dokumenterer normalt et gjennomført kjøp. En kortterminalslipp kan bare vise betalingen, uten å beskrive varene. Derfor er ikke enhver «kvittering» et fullstendig kjøpsbilag.

Tenk deg at firmaets kort er belastet 1 250 kroner hos en nettbutikk. Banklinjen viser dato, mottaker og beløp. Fakturaen viser at det gjelder en kontorstol, hvem kjøperen er og hvordan avgiften er beregnet. Regnskapsføreren trenger denne forskjellen for å vurdere kostnaden og eventuell mva.

Sjekk dette før du leverer

1. Er hele dokumentet lesbart, også siste side og summer?
2. Fremgår selger, dato, beløp og hva kjøpet gjelder?
3. Er riktig kjøper oppgitt der kjøperopplysninger kreves?
4. Har du forklart forbindelsen til virksomheten når den ikke er tydelig?
5. Er bilaget allerede levert eller bokført?

Gi en separat forklaring fremfor å endre innholdet i en mottatt faktura. Feil i salgsdokumentasjonen må håndteres med selger. Se krav til faktura.

Hva betyr bilagsføring og bilagsnummer?

Bilagsføring betyr å registrere hendelsen i regnskapet med dokumentasjonen som grunnlag. Bilagsnummeret knytter registreringen til dokumentet, slik at posteringen kan spores senere. Det er ikke det samme som selgerens fakturanummer.

Vanlige spørsmål

Er et skjermbilde et bilag?

Et skjermbilde kan bevare dokumentasjon, men må inneholde opplysningene som kreves for hendelsen. Et bilde av bare totalbeløpet i en app sier lite om hva som ble kjøpt. Hent hele fakturaen eller kvitteringen når den finnes.

Kan jeg bruke kontoutskrift hvis kvitteringen mangler?

Kontoutskriften dokumenterer betalingen. Den erstatter normalt ikke dokumentasjonen av kjøpet. Se kontoutskrift som bilag og mistet kvittering.