Kan du bruke kontoutskrift som bilag?
Kan en kontoutskrift erstatte faktura eller kvittering? Se hva banklinjen dokumenterer, og hvordan du håndterer kjøp, bankgebyrer og overføringer.
Av BilagPilot · Sist gjennomgått
Kort svar
En kontoutskrift dokumenterer normalt at penger har gått inn eller ut av kontoen. For et vare- eller tjenestekjøp trenger du vanligvis også faktura eller kvittering som viser hva du kjøpte. For bankens egne renter og gebyrer kan bankdokumentasjonen være selve grunnlaget.
Begynn med spørsmålet «hvilken hendelse skal dokumenteres?». Betaling, kjøp, lån og flytting av egne penger er forskjellige hendelser. De kan ha samme beløp, men krever ikke nødvendigvis samme underlag.
Et kjøp trenger mer enn betalingslinjen
En banklinje kan vise selgernavn, dato og totalsum uten å vise vare, tjeneste, kjøper eller mva. Det er disse manglene som gjør at regnskapsfører fortsatt etterspør kjøpsdokumentet. Altinns bilagskrav og fakturakrav forklarer hvorfor innholdet betyr mer enn filnavnet.
Praktiske tilfeller
- Kjøp hos en butikk: hent butikkvitteringen med varelinjer. Kortslipp og bankutskrift viser ofte bare betalingen.
- Leverandørfaktura betalt fra banken: behold både fakturaen og koblingen til oppgjøret. Ikke før betalingen som en ny kostnad i tillegg til fakturaen.
- Bankens renter eller gebyrer: hent bankoppgaven som spesifiserer belastningen og perioden.
- Overføring mellom egne bankkontoer: match utbetaling og innbetaling. En slik overføring er ikke automatisk en kostnad.
- Avdrag på lån: bruk låneoppgaven eller betalingsplanen til å skille avdrag, renter og gebyrer.
Dette er arbeidsmåter for å finne riktig underlag. Vurderingen av hver postering må fortsatt bygge på den faktiske avtalen og dokumentasjonen.
Eksempel: en betaling dekker to fakturaer
Du betaler 6 000 kroner til én leverandør. Betalingen dekker faktura A på 2 500 kroner og faktura B på 3 500 kroner. Lever begge fakturaene og oppgi hvilke fakturanumre betalingen gjelder. Hvis bare faktura A er levert, har regnskapsfører fortsatt en dokumentasjonsmangel selv om bankkontoen stemmer.
Sjekkliste for avstemming
- Hent kontoutskrift for riktig konto og periode.
- Kontroller inngående og utgående saldo mot regnskapet.
- Match betalingene mot registrerte fakturaer, kvitteringer og andre underlag.
- Skill private kjøp, egne overføringer og lånebetalinger fra ordinære kjøp.
- Lag en konkret liste over dokumenter og forklaringer som mangler.
Se også månedsavslutning. Bankavstemming og kontroll av dokumentasjonen utfyller hverandre; en avstemt konto betyr ikke at alle kjøp er tilstrekkelig dokumentert.
Hva gjør du hvis kjøpsbilaget er borte?
Be selger om kopi først. Lever banklinjen som støtte til å identifisere kjøpet, og forklar forbindelsen til virksomheten. Følg handlingsplanen for mistet kvittering, fremfor å anta at bankutskriften automatisk gir rett til kostnads- eller mva-fradrag.
Se BilagPilot i praksis
BilagPilot kan gjøre bank- og regnskapsmangler om til konkrete forespørsler. Hvilke transaksjoner som kan hentes og hvilke vedlegg som kan leveres tilbake, avhenger av integrasjonen og oppsettet.