Sjekkliste for månedsavslutning

Denne listen er en praktisk arbeidsrutine, ikke et krav om at alle virksomheter skal rapportere hver måned. Tilpass kontrollene til virksomheten, rapporteringspliktene og avtalen med regnskapsfører. Skatteetatens regnskapsveiledning beskriver grunnlaget for dokumentasjon og bokføring.

1. Samle og registrer perioden

• Hent salgs- og kjøpsdokumenter for måneden, inkludert kreditnotaer.
• Samle firmakortkvitteringer, private utlegg og reiseregninger.
• Hent bankoppgaver, låneinformasjon og eventuelle oppgjør fra betalingsformidlere.
• Registrer dokumentene og kontroller at samme kjøp ikke kommer inn både som faktura og utlegg.

En PDF i en innboks betyr ikke at hendelsen er bokført. Ha en tydelig leveringskanal og en ansvarlig person for kontroll av mottaket.

2. Avstem bank og åpne poster

Kontroller regnskapets banksaldo mot kontoutskriften. Gå gjennom betalinger som ikke er koblet til faktura eller annet grunnlag. Sjekk åpne kunde- og leverandørposter, gamle kreditnotaer og betalinger som kan være ført på feil motpart.

For kort- og nettbutikkoppgjør kan én utbetaling samle mange salg og gebyrer. Hent oppgjørsrapporten; ikke anta at bankens nettobeløp er omsetningen.

3. Kontroller lønn og periodisering

Samle lønnsgrunnlaget og avklar utlegg, ferie, variable ytelser og relevante avsetninger. Vurder om fakturaer dekker andre perioder enn betalingsmåneden. Dokumenter beregningene regnskapsfører bruker, fremfor å gjette ut fra bankdatoen.

Dette er kontrollpunkter. Virksomhetens forhold avgjør hvilke beregninger og rapporteringer som er nødvendige.

4. Lag en avklaringsliste

Bruk én linje per problem: dokument eller spørsmål, beløp, periode, ansvarlig, frist og status. Eksempel: «Faktura fra leverandør X, 2 400 kroner, september, kunden henter kopi innen torsdag». Det er mer handlingsrettet enn «mangler noen bilag».

Skille mellom «mottatt», «til kontroll» og «ferdig vurdert» i rutinen. En kundekommentar kan forklare forsinkelsen uten å løse dokumentasjonskravet.

5. Avslutt og rapporter

Kontroller at vesentlige avklaringer er behandlet, noter det som fortsatt gjenstår og hvem som følger opp. Sammenlign rapporten med tidligere måneder og forklar store endringer før den brukes til beslutninger. Oppbevar grunnlaget slik at kontrollene kan gjentas.

Ved årets slutt blir balansedokumentasjonen særlig viktig. Altinns veiledning om avstemminger beskriver dokumentasjon av saldoene. Se også årsoppgjørssjekklisten.

Hvor passer BilagPilot inn?

BilagPilot håndterer innsamling og oppfølging av dokumentasjonsmangler. Skanneregler kan tilpasses byråets innhenting, og statistikk viser aktivitet i produktet. Den faglige månedsavslutningen, bankavstemmingen og rapporteringen må fortsatt gjennomføres i regnskapsrutinen.