Hva skal du sende regnskapsfører til årsoppgjøret?
Hva skal du sende regnskapsfører til årsoppgjøret? Sjekkliste for bank, lån, lager, eiendeler, åpne poster, lønn og dokumentasjon ved årsskiftet.
Av BilagPilot · Sist gjennomgått
Kort svar
Til årsoppgjøret må virksomheten samle årets bilag og dokumentere vesentlige balansesaldoer ved årsslutt. Bank, lån, fordringer, gjeld, lager og eiendeler er vanlige områder. Hvilke oppgaver og frister som gjelder, avhenger blant annet av organisasjonsform og regnskapsplikt.
Avtal listen før regnskapsåret avsluttes. Regnskapsfører kjenner virksomhetens regnskap, men kan ikke vite om et lager er telt eller en faktura er omtvistet uten dokumentasjon fra kunden. Listen under er et utgangspunkt dere tilpasser.
Dokumentasjon du bør ha klar
- Alle kjøps- og salgsbilag som ikke allerede er levert, også kreditnotaer rundt årsskiftet.
- Årsoppgaver og kontoutskrifter fra banker, kortutstedere og betalingsformidlere.
- Låneoppgaver med saldo, renter og relevante avtaler.
- Liste over ubetalte kundefakturaer, tapsrisiko og omtvistede krav.
- Liste over leverandørgjeld og mottatte leveranser som ennå ikke er fakturert.
- Dokumentert varetelling når virksomheten har lager.
- Oversikt over eiendeler kjøpt, solgt eller tatt ut i løpet av året.
- Grunnlag for lønn, feriepengeforpliktelser og private utlegg som fortsatt gjenstår.
- Avtaler eller oppstillinger for mellomværender med eiere og andre nærstående.
Ikke send alt på nytt ukritisk. Marker hva som allerede ligger i regnskapet og hva som er nytt. Da blir det mindre risiko for duplikater.
Dokumenter saldoene ved årsslutt
Altinns veiledning om balansedokumentasjon forklarer at vesentlige balansekontoer må avstemmes, og at grunnlaget for saldoen må kunne dokumenteres. En bankoppgave kan underbygge banksaldo; en liste over enkeltfakturaer kan underbygge leverandørgjeld.
Eksempel: Regnskapet viser 48 000 kroner i kundefordringer. Listen inneholder fire fakturaer, men én er betalt i desember og én er omtvistet. Meld begge forholdene til regnskapsfører. En saldo uten forklaring gir ikke samme beslutningsgrunnlag som en gjennomgått liste.
Kontroller perioden, ikke bare betalingsdatoen
En faktura som betales i januar kan gjelde en leveranse i desember. Et årsabonnement betalt i november kan gjelde flere måneder neste år. Lever datoer, avtaler og leveranseinformasjon slik at regnskapsfører kan vurdere periodiseringen. Kunden bør ikke endre fakturadatoen for å flytte en kostnad.
Årsoppgjør, skattemelding og årsregnskap
Årsoppgjør er arbeidet med å avslutte og kontrollere året. Skattemelding og årsregnskap er forskjellige rapporteringer. Et enkeltpersonforetak og et aksjeselskap kan ha ulike plikter. Sjekk Altinns oversikt over regnskapskrav og avtal gjeldende frister med regnskapsfører, inkludert eventuelle avvikende regnskapsår.
En enkel plan for kunden
- Avtal dokumentlisten og intern leveringsfrist.
- Lever oppgaver og underlag med tydelig periode og vedleggsnavn.
- Svar på hver avklaring og oppgi når forsinkede dokumenter kan leveres.
- Gå gjennom rapporter og åpne spørsmål med regnskapsfører.
- Avklar hvor det ferdige materialet oppbevares. Se oppbevaring av bilag.
Se BilagPilot i praksis
BilagPilot kan samle årsoppgjørets dokumentforespørsler med frister og oppfølging. Det erstatter ikke den faglige årsavslutningen eller innlevering av skattemelding og årsregnskap.