Mistet kvittering til et firmakjøp: hva gjør du?

Ikke vent til mva-fristen med å si fra. Gi regnskapsfører en konkret beskjed om hvilket kjøp det gjelder, og begynn med muligheten for å hente dokumentet på nytt.

Fem steg for å finne kvitteringen

1. Søk i e-post etter selger, beløp og ordrenummer. Sjekk også vedlegg og annen e-postadresse brukt ved bestillingen.
2. Åpne kundekontoen hos leverandøren. Faktura og kvittering ligger ofte under ordre eller betalinger.
3. Kontakt selger med kjøpsdato, beløp, butikk og betalingsmåte. Oppgi bare betalingsopplysningene selger trenger for å finne kjøpet.
4. Hent betalingslinjen fra banken for å identifisere transaksjonen og sammenholde den med kopien.
5. Lever dokumentet én gang, med forklaring hvis mottaker eller bruksområde ellers er uklart.

Melding du kan sende selger

Hei. Jeg trenger en kopi av kvitteringen/fakturaen for et kjøp hos dere den [dato], på [beløp], ordrenummer [hvis kjent]. Kjøpet gjelder [vare eller tjeneste] til [virksomhet]. Kan dere sende hele dokumentet, inkludert eventuell avgiftsspesifikasjon?

Dette er en forespørselsmal. Du må fylle inn opplysningene; den er ikke et erstatningsbilag.

Hvis selger ikke kan skaffe en kopi

Samle betalingsinformasjon, ordrebekreftelse, korrespondanse og en datert beskrivelse av kjøpet og forbindelsen til virksomheten. Opplys også om hvilke forsøk du har gjort for å hente dokumentasjonen. Regnskapsfører må vurdere hva materialet dokumenterer og hvilken behandling som er riktig.

Skatteetatens veiledning om regnskap og dokumentasjon understreker behovet for å dokumentere kostnadene. En bankbelastning viser ikke nødvendigvis hva du kjøpte eller avgiften. Les kontoutskrift som bilag.

Eksempel: manglende hotellkvittering

Kortet viser en belastning fra hotellet. Du har også bestillingsbekreftelsen. Be hotellet om den endelige spesifiserte regningen: bestillingen kan være endret, inkludere private ekstrakostnader eller gjelde en reise som ikke ble gjennomført. Oppgi den ansattes navn, oppholdsdatoer og reisens formål sammen med reiseregningen.

Unngå at samme problem gjentar seg

Fotografer hele kvitteringen når du får den, og kontroller at teksten er lesbar. Lever løpende fremfor å samle kvitteringer i en fysisk bunke. Be om digitale kvitteringer til en fast adresse der leverandøren tilbyr det. Avtal hvem som følger opp mangler etter at materialet er levert.

Kan jeg melde at kvitteringen ikke finnes i BilagPilot?

Ja, kunden kan gi svar på det konkrete punktet i opplastingslenken. Svaret går til vurdering hos byrået. Det gjør ikke kostnaden automatisk fradragsberettiget og lukker ikke alle andre mangler. Se kundesvar om manglende dokumentasjon.