Gratis utleggsskjema for refusjon
Last ned gratis utleggsskjema. Få med dato, formål, beløp, vedlegg og hvem som betalte, og unngå doble refusjoner og manglende kvitteringer.
Av BilagPilot · Sist gjennomgått
Kort svar
Et utleggsskjema samler ansattes private betalinger på vegne av arbeidsgiver. Registrer hvem som betalte, dato, kjøp, formål, beløp og vedlegg. Skjemaet erstatter ikke kjøpsdokumentasjonen og avgjør ikke alene om refusjonen er trekkfri.
Last ned utleggsskjemaet som tekstfil. Kopier en utgiftslinje for hvert kjøp. Malen krever ikke innlogging og inneholder ingen beregning av mva eller lønnsbehandling.
Et utlegg er her en kostnad den ansatte allerede har betalt privat på vegne av virksomheten. En ubetalt leverandørfaktura eller et kjøp med firmakort skal derfor ikke legges i samme refusjonsliste uten at betalingsforholdet er avklart.
Felter som gjør kontrollen mulig
- Ansatt, arbeidsgiver og periode.
- Dato for kjøpet, selger og beskrivelse av varen eller tjenesten.
- Formål og forbindelse til arbeidet.
- Beløp, valuta og grunnlag for eventuell omregning til kroner.
- Betalingsmåte og bekreftelse på hvem som betalte.
- Vedleggsnummer og om refusjon allerede er mottatt.
- Dato, signatur og arbeidsgivers kontroll.
Skatteetatens veiledning om kostnadsrefusjoner beskriver dokumentasjonskravene. Navn og formål må kunne knyttes til underlaget. Reise, opphold og bevertning kan kreve flere opplysninger.
Eksempel: beregn refusjonen
En ansatt leverer to private utlegg: kontorrekvisita på 380 kroner og togbillett på 420 kroner. Dokumentert sum er 800 kroner. Et annet kjøp på 250 kroner er betalt med firmakort og holdes utenfor refusjonen. Oppgi disse forskjellene i skjemaet, så kontrolløren ikke refunderer alle tre linjene.
Dette er et regneeksempel. Regnskapsføringen av kostnad og mva må vurderes ut fra hvert kjøp. Ikke del alle totalsummer på samme mva-sats.
Kontroller før innsending
- Legg ved hele kvitteringen eller fakturaen, med lesbare vare- og avgiftsopplysninger.
- Sjekk om kjøpet allerede er registrert som en leverandørfaktura.
- Bekreft at den ansatte faktisk betalte og ikke allerede fikk pengene tilbake.
- Forklar private deler av et kjøp, fremfor å kreve hele beløpet.
- Bruk reiseregning når reisen krever opplysninger om rute, opphold eller godtgjørelser.
Hva hvis en kvittering mangler?
Be selger om en kopi. Merk linjen som uavklart fremfor å fremstille den som ferdig dokumentert. Skatte- og lønnsbehandlingen må avklares av arbeidsgiver eller regnskapsfører dersom dokumentasjonsvilkårene ikke er oppfylt. Se mistet kvittering.
Kan jeg bruke dette i enkeltpersonforetak?
Du kan bruke oppstillingen til å samle dokumentasjon, men innehaverens uttak og innskudd er ikke det samme som refusjon til en ansatt. Avklar riktig føring for din organisasjonsform.
Se BilagPilot i praksis
I BilagPilot kan byrået be om utleggsoppstillingen og de bestemte vedleggene som mangler. Levering og faglig vurdering holdes knyttet til den konkrete forespørselen.