Brukervilkår for BilagPilot

Sist oppdatert: 5. november 2026

Disse vilkårene gjelder for næringsdrivende som bruker BilagPilot gjennom bilagpilot.no.

1. Partene og definisjoner

BilagPilot leveres av Bjorvand Solutions, org.nr. 836 135 652, Einar Østvedts gate 17C, 3724 Skien, e-post kontakt@bilagpilot.no («vi», «oss» og «vår»). Overdras avtalen etter punkt 24, viser «vi», «oss» og «vår» til selskapet som har overtatt den.

I vilkårene betyr:

• BilagPilot: tjenesten, nettsiden, appen og tilhørende funksjoner, opplastingssider, meldingsflyter og integrasjoner.
• Kunden: virksomheten som oppretter konto, bruker eller betaler for BilagPilot.
• Bruker: en fysisk person som bruker BilagPilot på vegne av Kunden.
• Klient: Kundens kunde, kontaktperson, leverandør, ansatt eller annen tredjepart som Kunden ber om dokumentasjon eller svar fra via BilagPilot.
• Kundedata: data, filer, bilag, kvitteringserklæringer, meldinger, kontaktopplysninger, statuser, logger og annet innhold som Kunden, Brukere eller Klienter legger inn, laster opp, sender eller mottar gjennom BilagPilot, eller som hentes via integrasjoner.
• Regnskapssystem: et tredjepartssystem Kunden kobler BilagPilot til, for eksempel Fiken, Tripletex eller PowerOffice.
• Smart Kontroll og Smart Kontering: AI-funksjonene beskrevet i punkt 8.
• Prøveperioden: den gratis prøveperioden beskrevet i punkt 13.

2. Aksept og avtalegrunnlag

Kunden aksepterer vilkårene ved å opprette konto, starte Prøveperioden, bruke BilagPilot, inngå abonnement, aktivere en integrasjon, invitere en Bruker eller gi en Klient tilgang til en opplastingslenke. Den som aksepterer på vegne av Kunden, bekrefter å ha rett til å binde Kunden.

BilagPilot er en tjeneste for næringsdrivende og er ikke ment for forbrukere. Kunden bekrefter at tjenesten anskaffes og brukes som ledd i næringsvirksomhet.

Disse vilkårene gjelder avtaler inngått gjennom bilagpilot.no, og den norske versjonen er styrende. Avtaler inngått gjennom bilagpilot.com reguleres av den engelske versjonen. En særskilt skriftlig avtale går foran disse vilkårene bare der den uttrykkelig fraviker dem.

3. Hva BilagPilot er og ikke er

BilagPilot er et verktøy for regnskapsbyråer og andre næringsdrivende som vil innhente, purre på, kontrollere og videreformidle manglende bilag og dokumentasjon. Tjenesten kan blant annet brukes til å opprette forespørsler per klient, periode og frist, sende e-post og SMS, gi Klienter en opplastingsside uten konto, motta filer, svar og kvitteringserklæringer, følge status og historikk, bruke AI-funksjonene i punkt 8 og koble til Regnskapssystemer.

BilagPilot er ikke et regnskapssystem, et offisielt bilagsarkiv eller et betalingssystem, og gir ikke juridisk, skattemessig, avgiftsmessig eller regnskapsfaglig rådgivning. BilagPilot oppretter ikke posteringer, fastsetter ikke MVA-behandling, godkjenner ikke betalinger og tar ingen konteringsbeslutninger. Smart Kontering kan foreslå kontering, men det er Kunden som avgjør om forslaget skal brukes (punkt 8.3).

Vi garanterer ikke at bilag, erklæringer, filer, svar, AI-resultater eller integrasjonsdata er korrekte, komplette, ekte eller bokføringsklare. Vi garanterer heller ikke at Kunden oppfyller sine bokførings-, skatte-, avgifts- eller oppbevaringsplikter eller god regnskapsføringsskikk.

4. Kundens ansvar

Kunden er ansvarlig for all bruk av BilagPilot under sin konto, inkludert bruk fra Brukere, Klienter med opplastingslenker og integrasjoner Kunden aktiverer. Kunden er også ansvarlig for egen bokføring, kontroll, rapportering, arkivering, avgiftsbehandling og frister.

Kunden skal særlig:

• holde konto- og kontaktopplysninger korrekte, gi Brukere bare den tilgangen de trenger, og fjerne tilgang som ikke lenger skal gjelde;
• ha rettslig grunnlag for å behandle personopplysninger som legges inn, lastes opp eller hentes via integrasjoner, og for å kontakte Klienter via e-post, SMS og opplastingslenker;
• gi egne klienter, ansatte og andre registrerte nødvendig informasjon om bruken av BilagPilot der loven krever det;
• ikke legge mer informasjon enn nødvendig i forespørsler, titler, meldinger og notater, og ikke fødselsnummer, helseopplysninger eller andre særlige kategorier personopplysninger med mindre det er strengt nødvendig og lovlig;
• sørge for at meldinger og forespørsler som sendes via BilagPilot, er saklige, lovlige og ikke villedende;
• behandle opplastingslenker som sensitive tilgangslenker og beskytte passord, kontoer og tilganger;
• kontrollere filer, svar, kvitteringserklæringer, AI-resultater, statuser og overføringer før regnskapsmessig bruk, inkludert at riktig selskap, klient, periode, bilag og Regnskapssystem er valgt, og at overføringen faktisk er gjennomført;
• oppbevare bilag og regnskapsmateriale i egne systemer eller arkiver der loven krever det. BilagPilot er ikke et bilagsarkiv.

5. Konto, brukere og tilgang

Kunden kan invitere Brukere med ulike roller, for eksempel eier, administrator og regnskapsfører. En Bruker med tilgang til flere byråer eller kundekontoer må kontrollere at riktig konto og kunde er valgt. Begrensninger av roller og tilganger i BilagPilot er et hjelpemiddel og erstatter ikke Kundens interne tilgangsstyring.

Vi kan sperre, begrense, suspendere eller avslutte tilgang dersom:

• betaling ikke er mottatt innen fristen (punkt 14);
• Kunden bryter vilkårene;
• bruken utgjør en sikkerhetsrisiko, eller det er mistanke om misbruk, spam, ulovlig bruk, uautorisert tilgang eller forsøk på å omgå sikkerhetstiltak;
• det er nødvendig av hensyn til drift, sikkerhet, vedlikehold, krav fra leverandører, pålegg fra myndigheter eller andre rettslige krav.

Tilgang kan også være begrenset av plan, klientgrense, kreditter, AI-grenser, integrasjonsstatus, betalingsstatus, sikkerhetsstatus og tekniske kapasitetsgrenser. Hva som skjer med tilgangen når abonnementet eller Prøveperioden er over, følger av punkt 15 og 16.

6. Opplastingslenker

Opplastingslenker gir Klienter tilgang til en opplastingsside uten konto, og alle med en gyldig lenke kan åpne siden. Kunden kan sende lenkene via e-post, SMS, manuell deling eller inbound e-post. En lenke kan gjelde én forespørsel, én periode eller alle åpne forespørsler for samme Klient.

Opplastingssiden kan vise begrenset kontekst: Kundens navn, klientnavn, perioder, frister, melding fra Kunden, etterspurte dokumenter, titler og notater Kunden har lagt inn, og status. Den kan også ha felt for opplasting, tekstsvar, statusvalg og kvitteringserklæring der dette er aktivert.

Lenker kan utløpe, roteres eller tilbakekalles. Vi verifiserer ikke identiteten til den som bruker en lenke, og en opplastingslenke er ikke identitetskontroll. Kunden skal ikke legge unødvendige personopplysninger eller konfidensielle detaljer i forespørsler, titler, notater eller meldinger som vises på opplastingssiden.

7. Filer, svar og kvitteringserklæringer

Et svar eller en opplasting fra en Klient betyr ikke at forespørselen er fullført, eller at dokumentasjonen er tilstrekkelig. Klienter kan laste opp én eller flere filer, gi tekstsvar eller delvise svar, eller velge status som «sender senere», «allerede sendt», «trenger hjelp» eller «har ikke bilaget».

Tillatte filtyper og maksimal filstørrelse kan begrenses av innstillinger, plan eller sikkerhetshensyn. Vi skanner ikke nødvendigvis filer for skadevare, og BilagPilot skal ikke være Kundens eneste sikkerhetskontroll for filer.

Der funksjonen er aktivert, kan en Klient fylle ut en kvitteringserklæring når originalbilaget mangler. En kvitteringserklæring er erstatningsdokumentasjon til manuell vurdering. Den er ikke godkjenning av bokføringen, og vi garanterer ikke at den er tilstrekkelig etter bokførings-, skatte- eller merverdiavgiftsreglene. Kunden vurderer selv om erklæringen kan brukes, om originalbilaget fortsatt må innhentes, og hvordan erklæringen skal arkiveres eller erstattes.

8. AI-funksjoner: Smart Kontroll og Smart Kontering

8.1 Felles regler

AI-funksjonene gir forslag og vurderinger til manuell kontroll, og Kunden beholder alltid kontroll- og fagansvaret. Et AI-resultat er ikke bokføring, regnskapsmessig godkjenning, skatte- eller avgiftsvurdering eller betalingsgodkjenning.

Når en AI-funksjon brukes, sender vi filer, opplastingsmetadata og relevant forespørselskontekst til vår AI-leverandør, som står i leverandøroversikten (punkt 9). AI-resultater kan være feil, ufullstendige eller misvisende, og kan gi både falske positive og falske negative vurderinger.

AI-funksjonene kan være planavhengige, ha bruksgrenser eller være midlertidig utilgjengelige. Vi kan endre, begrense eller deaktivere dem, inkludert hvilken modell som brukes, av hensyn til kostnad, kapasitet, kvalitet, sikkerhet, personvern, leverandørendringer, misbruk eller lovkrav.

8.2 Smart Kontroll

Smart Kontroll kan foreslå sortering, kobling, intern godkjenning, avvisning, status, begrunnelse, tillitsnivå, evidens og risikoflagg for opplastede filer. Der Kunden har aktivert en konfigurert arbeidsflyt, kan Smart Kontroll også sette enkelte interne klassifiseringer eller godkjenninger i BilagPilot. En intern status er ikke en bekreftelse på at filen er mottatt eller behandlet i et Regnskapssystem.

Mislykkede kontroller trekkes normalt ikke fra kvoten.

8.3 Smart Kontering

Smart Kontering foreslår én debetkonto, én kreditkonto og en kort beskrivelse med begrunnelse for et bilag. Forslaget bygger på bilaget, resultatet fra Smart Kontroll og Kundens kontoplan og konteringsregler, som sendes til AI-leverandøren sammen med bilaget.

Smart Kontering foreslår ikke MVA-kode og oppretter ikke posteringer. Kunden må kontrollere hvert forslag før det brukes i bokføringen, også der forslaget overføres til et Regnskapssystem. Forslag med usikkerhet markeres for ekstra kontroll, men et forslag uten markering er ikke dermed riktig.

Forbruket beregnes slik:

• Hver ny generering teller som én forbruksenhet, uavhengig av bilagets beløp, antall sider eller antall AI-tokens.
• Å vise et eksisterende forslag teller ikke. En ny generering eller et nytt forsøk teller som en ny enhet.
• Forbruket tilbakeføres ikke automatisk dersom en generering feiler. Kunden kan kontakte support ved feil som skyldes oss.
• Hver Kunde har en inkludert dagskvote og månedskvote etter planen, som vises på prissiden. Dagskvoten nullstilles ved midnatt UTC, det vil si kl. 01.00 norsk normaltid og kl. 02.00 sommertid. Månedskvoten nullstilles ved starten av hver kalendermåned etter UTC.
• Når enten dagskvoten eller månedskvoten er brukt opp, trekkes én kjøpt ekstrakreditt per generering fra en egen saldo for Smart Kontering. Uten ekstrakreditter er nye genereringer utilgjengelige til kvoten nullstilles.
• Ekstrakreditter kjøpes i pakker. Pakkestørrelser og pris vises i tjenesten og i Stripe Checkout før kjøp.

9. Integrasjoner og tredjepartstjenester

Vi bruker tredjepartstjenester til drift, betaling, e-post, SMS, AI, innlogging og oppslag. Leverandøroversikten på bilagpilot.no viser hvilke tjenester vi bruker, og hvilke av dem som er underdatabehandlere (punkt 20.9).

Regnskapssystemer og andre tjenester Kunden selv kobler til, er Kundens egne leverandører, og deres vilkår, priser og personvernregler gjelder mellom Kunden og dem. Kunden må ha rett til å koble BilagPilot til tjenesten, og er ansvarlig for nødvendige tilganger, nøkler og samtykker og for eventuelle kostnader hos tredjeparten.

Der integrasjonen støtter det, kan den importere klienter, synkronisere transaksjoner og mulige dokumentmangler, koble eller opprette forespørsler, markere mangler som opplastet og sende godkjente filer videre. Integrasjoner oppretter ikke posteringer, betalinger eller MVA-valg. Hvilke integrasjoner som er tilgjengelige, og med hvilken status, for eksempel pilot eller beta, fremgår av tjenesten og integrasjonssiden.

Synk og overføring kan bli forsinket, begrenset eller feile, blant annet ved leverandørgrenser, utløpte tilganger, endringer hos leverandøren, uventede datamodeller eller tekniske feil. En lokal status i BilagPilot, for eksempel godkjent eller mottatt, betyr ikke at overføringen til Regnskapssystemet er gjennomført.

10. E-post, SMS og inbound e-post

Vi kan sende e-post og SMS på vegne av Kunden, og meldingene kan inneholde opplastingslenker og informasjon Kunden har lagt inn. Vi lagrer meldingshistorikk for dokumentasjon, purring og feilsøking. Kunden skal derfor ikke skrive mer sensitiv eller konfidensiell informasjon i meldinger enn nødvendig, og er ansvarlig for at mottakerne kan kontaktes lovlig og at kontaktopplysningene er korrekte.

Der funksjonen er aktivert, kan e-post og vedlegg videresendes til et inbound-alias og rutes til riktig klient, periode eller forespørsel. Inbound e-post kan være tvetydig: signaturbilder, logoer, duplikater og filer som ikke støttes, kan bli filtrert bort, og e-post som ikke kan matches, kan kreve manuell behandling. Kunden må kontrollere at videresendt dokumentasjon havner riktig.

Levering av e-post og SMS avhenger av leverandører, mottakerens systemer, spamfiltre og korrekte kontaktopplysninger. Vi garanterer ikke at meldinger blir levert, åpnet, lest eller besvart.

11. Tillatt bruk

BilagPilot kan bare brukes til lovlig næringsvirksomhet og til innhenting, oppfølging, kontroll, eksport og videreformidling av bilag og dokumentasjon. Kunden skal ikke:

• laste opp ulovlig innhold, skadevare eller filer ment å skade systemer;
• omgå tekniske begrensninger, betalingsgrenser, bruksgrenser, tilgangskontroller eller sikkerhetstiltak;
• bruke tjenesten til spam, uønsket markedsføring eller masseutsendelser uten lovlig grunnlag;
• legge inn personopplysninger Kunden ikke har rett til å behandle;
• bruke opplastingslenker som identitetskontroll, eller BilagPilot som eneste bilagsarkiv der Kunden har oppbevaringsplikt;
• bruke tjenesten på en måte som kan skade oss, andre kunder, Klienter, leverandører eller tredjeparter;
• reverse engineere tjenesten, forsøke å hente ut kildekode, databasemodeller, sikkerhetsmekanismer eller annen ikke-offentlig informasjon, eller bruke tjenesten til å bygge en konkurrerende tjeneste uten skriftlig samtykke.

Vi kan fjerne, sperre eller begrense innhold, opplastinger, meldinger, kontoer, lenker eller integrasjoner når det er nødvendig av hensyn til drift, sikkerhet, rettslige krav eller krav fra leverandører, eller for å forebygge misbruk.

12. Priser, abonnement og kreditter

Pris og vilkår som vises ved bestilling, gjelder for den aktuelle bestillingen. Gjeldende planer, priser, klientgrenser, kvoter for SMS og AI-funksjoner, pakker med ekstrakreditter og andre begrensninger vises på prissiden, i tjenesten og i Stripe Checkout. Klientgrenser og AI-kvoter gjelder også i Prøveperioden.

BilagPilot leveres som abonnement som betales kvartalsvis eller årlig, med kort eller faktura der dette tilbys. Priser oppgis eksklusive merverdiavgift, og Kunden er ansvarlig for korrekte faktura- og skatteopplysninger.

Faktura sendes som EHF. Er Kunden ikke registrert i ELMA og kan ikke motta EHF, sender vi fakturaen til faktura-e-posten Kunden har oppgitt. Kunden trenger ikke å velge leveringsmåte.

Et betalt abonnement fornyes automatisk ved slutten av hver periode for en ny periode med samme plan og intervall, til Kunden sier det opp etter punkt 15. Ved kortbetaling belastes lagret betalingsmetode ved fornyelsen. Ved fakturabetaling sendes ny faktura for den nye perioden. Fornyelsen skjer til prisen som gjelder for planen på fornyelsestidspunktet, med forbehold om varslingsregelen for prisendringer nedenfor. Skal abonnementet ikke fornyes, må det sies opp før inneværende periode utløper. Kunden er selv ansvarlig for å si opp i tide, og fornyelsen forutsetter ikke et eget varsel fra oss.

Inkluderte kvoter følger faktureringsperioden, med mindre annet er angitt. Ekstra SMS-kreditter og ekstrakreditter for AI-funksjoner kan kjøpes som tillegg, og pris, antall og eventuelt utløp vises før kjøp. Ubrukte kreditter refunderes ikke, med mindre annet er avtalt skriftlig eller følger av ufravikelig lov.

Inkluderte SMS og SMS-kreditter er ingen garanti for levering. Vi kan begrense eller stoppe SMS-utsendelse ved manglende betaling, misbruk, mistanke om spam, uvanlig høyt forbruk, leverandørbegrensninger, teknisk risiko eller brudd på vilkårene.

Vi kan endre priser, planer, funksjoner, kreditter og begrensninger. Vesentlige prisendringer for eksisterende kunder varsles normalt minst 30 dager før de trer i kraft. Kunden kan si opp abonnementet før endringen trer i kraft dersom Kunden ikke godtar endringen. Rabatter, kampanjer og tilpassede tilbud gjelder bare slik det fremgår av tilbudet eller avtalen.

13. Prøveperiode

Prøveperioden er gratis, varer i 14 dager og krever ikke betalingskort. Det trekkes ingenting under Prøveperioden. Den starter når Kunden oppretter byråets arbeidsområde, og registreringen kan kreve bekreftelse av e-post og av telefonnummer med SMS-kode.

Prøveperioden gis én gang per virksomhet og forlenges ikke. Ny e-postadresse, ny Bruker, nytt arbeidsområde, ny tilkobling eller ny kundeimport gir ikke rett til en ny Prøveperiode for samme virksomhet eller samme tenant i et Regnskapssystem. For å håndheve dette kan vi lagre normaliserte virksomhets- og tenantnøkler. Vi kan avvise, avslutte, begrense eller slå sammen Prøveperioder ved misbruk, duplikater, feilregistrering, manglende kvalifisering eller brudd på vilkårene.

Under Prøveperioden har Kunden ordinær tilgang til lesing, skriving, utsendelser og AI-funksjoner innenfor planens grenser.

Når Prøveperioden er over, fortsetter abonnementet på planen og faktureringsintervallet Kunden valgte ved registreringen, med eventuelle endringer gjort før Prøveperioden er over, til gjeldende prisliste. Betalingsmåten er faktura, som sendes som EHF, eller på e-post når Kunden ikke kan motta EHF, og har normalt 14 dagers forfall. Kunden har ordinær tilgang før fakturaen er betalt. Kunden godtar dette ved registreringen.

Når Prøveperioden er satt til å videreføres som et betalt abonnement, sender vi eier et varsel på e-post tre dager før Prøveperioden utløper. Varselet opplyser om datoen for videreføringen, valgt plan, faktureringsintervall, pris, betalingsmåte og hvordan Kunden kan kansellere før Prøveperioden er over.

Før Prøveperioden er over kan en eier i BilagPilot bytte betalingsmåte til kort eller kansellere. Velges kort, lagres kortet hos Stripe og belastes første gang når Prøveperioden er over. Abonnementet går over i betalt abonnement når betalingen er bekreftet. Kortet kan legges inn senest to dager før Prøveperioden er over, og kan fjernes til den er over. En kansellering kan angres til Prøveperioden er over.

Er Prøveperioden kansellert når den utløper, eller ble den startet uten at automatisk videreføring ble godtatt, gjelder punkt 16.

14. Betaling og mislighold

Betaling håndteres av Stripe eller en annen betalingsleverandør vi velger, og vi lagrer ikke fullstendige kortnumre. Kunden kan administrere betalingsmetode, fakturaer og abonnement i Stripes kundeportal, i BilagPilot eller ved å kontakte oss. Kortbetaling kan kreve sterk kundeautentisering, for eksempel 3D Secure. Kunden er ansvarlig for at betalings- og fakturaopplysninger, juridisk navn, organisasjonsnummer, MVA-opplysninger og adresse er oppdatert.

Mislykkes en betaling, kan Stripe forsøke ny belastning, og vi kan sende påminnelser og gi en betalingsfrist. Betales det ikke innen fristen, kan vi begrense tilgangen, sette abonnementet på pause eller avslutte det. Manglende betaling fritar ikke Kunden for betalingsforpliktelser som allerede har oppstått.

Bestrider Kunden en betaling eller starter en tilbakeføring (chargeback), kan vi sperre eller begrense tilgangen. Gjelder tvisten hele beløpet for en gjentakende betaling, kan abonnementet avsluttes umiddelbart uten forholdsmessig refusjon. Kunden bør først kontakte billing@bilagpilot.no ved mistanke om feilbelastning.

15. Oppsigelse og nedgradering

Kunden kan si opp abonnementet i BilagPilot, i Stripes kundeportal eller ved å kontakte oss, og oppsigelsen gjelder fra slutten av inneværende betalte periode, slik at abonnementet ikke fornyes. Kunden beholder tilgang ut perioden, med mindre tilgangen er sperret etter punkt 5 eller 14.

Nedgradering kan gjelde umiddelbart eller fra neste periode, og kan begrense klientgrenser, kvoter, integrasjoner og andre funksjoner.

Det gis ikke refusjon for allerede betalte perioder, med mindre loven krever det eller vi selv velger å gi refusjon.

Gjenoppstart etter oppsigelse eller mislighold kan kreve ny betaling, ny plan, oppdatert betalingsinformasjon og nye integrasjonstilkoblinger.

16. Data etter avsluttet abonnement eller Prøveperiode

Etter avsluttet abonnement eller utløpt Prøveperiode kan eier lese og eksportere Kundedata i 90 dager. Deretter slettes eller anonymiseres Kundedata etter reglene nedenfor.

16.1 Lesetilgang og eksport

I perioden på 90 dager er arbeidsområdet skrivebeskyttet. Kunden kan ikke opprette nye forespørsler, sende meldinger eller purringer, bruke AI-funksjonene eller gjøre andre endringer. Eksisterende klientlenker kan i inntil syv dager etter utløpet fortsatt motta materiale som allerede var etterspurt, uten at dette gir Kunden ny skrive- eller utsendelsesrett. Kunden kan når som helst i perioden velge et betalt abonnement og få full tilgang igjen.

16.2 Sletting

Vi varsler eier på e-post minst 14 dager før perioden på 90 dager utløper. Etter utløpet sletter eller anonymiserer vi Kundedata innen 30 dager, inkludert klienter, forespørsler, filer, svar, kvitteringserklæringer, meldingshistorikk og integrasjonsdata.

Følgende er unntatt fra slettingen:

• opplysninger vi må oppbevare etter bokføringsloven eller annen lov, for eksempel fakturagrunnlag og betalingshistorikk;
• opplysninger som er nødvendige for et konkret rettskrav, en tvist, en sikkerhetshendelse eller oppfølging av misbruk, så lenge saken pågår;
• sikkerhetskopier, som slettes ved ordinær rotasjon innen 30 dager;
• normaliserte virksomhets- og tenantnøkler som hindrer gjentatt Prøveperiode, som lagres i inntil tre år.

Eier kan be om tidligere sletting via siden for kontosletting i tjenesten. Det kan kreve ny identitetsbekreftelse og avklaring av eierskap, abonnement eller lovpålagt oppbevaring.

16.3 Sletting mens abonnementet er aktivt

Klienter, forespørsler, opplastinger og andre objekter som slettes i tjenesten, kan først bli skjult eller deaktivert, og slettes endelig innen 30 dager. Tilbakekalte lenker kan ikke brukes, selv om historikken ennå ikke er slettet.

16.4 Kundens egen kopi

Kunden er ansvarlig for å eksportere bilag og dokumentasjon Kunden trenger, før data slettes.

17. Support, drift og endringer i tjenesten

Support gis via support@bilagpilot.no etter beste evne og uten garantert svartid, med mindre annet er avtalt skriftlig. Vi kan prioritere henvendelser etter alvorlighet, sikkerhet, driftskritikalitet, abonnementstype og betalingsstatus. Kunden skal ikke sende bilag, passord, API-nøkler eller unødvendige personopplysninger til support med mindre det er avtalt og nødvendig.

Vi forsøker å holde BilagPilot stabil og tilgjengelig, men garanterer ikke uavbrutt drift, feilfrihet, bestemt oppetid eller at alle integrasjoner alltid fungerer. Tjenesten kan være utilgjengelig eller begrenset ved vedlikehold, sikkerhetshendelser, feil hos leverandører, nettverksfeil, kapasitetsgrenser, AI-grenser, problemer med levering av e-post og SMS eller andre tekniske feil.

Vi kan endre, forbedre, fjerne, begrense eller legge til funksjoner. Vesentlige endringer som påvirker Kundens bruk negativt, varsles der det er praktisk mulig. Endringer av sikkerhetsmessige, tekniske, juridiske eller leverandørpålagte grunner kan gjøres uten forhåndsvarsel når det er nødvendig.

18. Rettigheter og tilbakemeldinger

Vi eier alle rettigheter til BilagPilot, inkludert programvare, design, brukergrensesnitt, arbeidsflyter, databaseoppsett, sikkerhetsmekanismer, varemerker, dokumentasjon og maler. Kunden eier sine Kundedata.

Kunden gir oss en begrenset rett til å behandle, lagre, kopiere, vise, sende, analysere og bruke Kundedata i den grad det er nødvendig for å levere, sikre, forbedre, feilsøke og supportere BilagPilot, inkludert funksjoner Kunden aktiverer. Kunden får en begrenset, ikke-eksklusiv og ikke-overførbar rett til å bruke BilagPilot i abonnementstiden i tråd med disse vilkårene.

Vi kan bruke forslag, ideer, feilrapporter og tilbakemeldinger fra Kunden og Brukere til å forbedre BilagPilot uten vederlag, så lenge det ikke innebærer ulovlig bruk av Kundens konfidensielle informasjon.

19. Konfidensialitet

Kundedata, inkludert opplysninger om Kundens Klienter, er konfidensiell informasjon som vi bare bruker i samsvar med disse vilkårene. Partene skal også behandle annen ikke-offentlig informasjon om den andre parten konfidensielt. Vi sørger for at ansatte, konsulenter og underleverandører som får tilgang til Kundedata, er bundet av taushetsplikt.

Konfidensiell informasjon kan likevel brukes eller deles når det er nødvendig for å levere tjenesten, bruke underleverandører, oppfylle lovpålagte plikter, håndtere sikkerhetshendelser, forsvare eller fremme rettskrav, gi support etter Kundens forespørsel eller gjennomføre betaling, fakturering, integrasjoner eller teknisk drift.

Kunden skal ikke dele passord, tokens, API-nøkler, opplastingslenker eller annen sikkerhetskritisk informasjon med uvedkommende.

20. Personvern og databehandling

Punktene 20.1 til 20.14 utgjør databehandleravtalen mellom partene og gjelder når vi behandler personopplysninger på vegne av Kunden. For egne formål, som konto, betaling, kundeforhold, sikkerhet, support, markedsføring og drift av nettsiden, er vi behandlingsansvarlig etter personvernerklæringen.

20.1 Roller

Kunden er behandlingsansvarlig for personopplysninger som Kunden legger inn, importerer, mottar, laster opp, henter via integrasjon eller ber om via BilagPilot. Der Kunden behandler opplysningene på vegne av sine klienter, for eksempel som regnskapsfører, er Kunden databehandler. Vi er databehandler for Kunden, og underdatabehandler der Kunden selv er databehandler. I så fall er Kunden ansvarlig for å ha nødvendig godkjenning fra sine klienter til å bruke BilagPilot.

20.2 Instruks

Vi behandler personopplysninger bare etter Kundens dokumenterte instruks. Instruksen består av disse vilkårene, Kundens innstillinger i BilagPilot, funksjoner og integrasjoner Kunden aktiverer, og annen skriftlig avtale mellom partene. Pålegger lov oss annen behandling, varsler vi Kunden om kravet før behandlingen, med mindre loven forbyr slik varsling. Mener vi at en instruks er i strid med personvernregelverket, varsler vi Kunden uten opphold.

20.3 Formål og behandlingens art

Behandlingen omfatter innsamling, registrering, organisering, lagring, søk, bruk, sammenstilling, overføring, begrensning og sletting. Formålet er å levere BilagPilot etter Kundens instruks, herunder:

• konto- og brukeradministrasjon;
• klientoversikt, perioder og bilagsforespørsler;
• opplastingslenker, filopplasting, tekstsvar, statusvalg og kvitteringserklæringer;
• e-post, SMS, inbound e-post, purringer og meldingshistorikk;
• Smart Kontroll og Smart Kontering der dette er aktivert;
• status, historikk og aktivitetslogg;
• integrasjoner Kunden aktiverer, og eksport til Kundens regnskapsflyt;
• support, sikkerhet, feilretting og drift.

20.4 Typer personopplysninger

Behandlingen kan omfatte:

• navn, e-postadresse, telefonnummer, rolle, firmanavn, organisasjonsnummer og kontaktpersoner;
• brukerroller, tilgangsnivå, invitasjoner, økter og innloggings- og sikkerhetshendelser;
• klientdata, kunde-ID-er og ID-er fra Regnskapssystemer;
• bilag, kvitteringer, fakturaer, betalingsbevis og andre dokumenter, med filnavn, filtype, størrelse og opplastingsmetadata;
• kvitteringserklæringsdata, signaturer, risikoflagg og genererte PDF-er;
• meldinger, e-postinnhold, SMS-innhold, inbound e-post, kommentarer og notater;
• opplastingslenker, lenkemetadata og tilgangslogger;
• AI-resultater, som forslag, begrunnelser, tillitsnivå, evidens og status;
• integrasjonstokener, API-nøkler, OAuth-status, synkhistorikk, feil og revisjonslogger;
• tekniske logger, sikkerhetsdata og IP-relaterte opplysninger.

20.5 Kategorier registrerte

Behandlingen kan gjelde Kundens Brukere, klienter, klientkontakter, ansatte og leverandører, personer som bruker opplastingslenker eller sender e-post til et inbound-alias, personer som er nevnt i bilag, erklæringer, e-poster eller vedlegg, og supportkontakter hos Kunden.

20.6 Varighet

Behandlingen varer så lenge Kunden bruker BilagPilot, og deretter til Kundedata er slettet etter punkt 16.

20.7 Sikkerhet

Vi gjennomfører egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene, blant annet:

• tilgangsstyring basert på byrå, rolle og tildelte kunder;
• sikker autentisering, private databaser og privat fillagring;
• kontroll av tilgang, abonnement og byråstatus på serveren før sensitive operasjoner;
• tidsbegrensede, signerte lenker ved nedlasting og forhåndsvisning;
• kryptering av integrasjonstokener og API-nøkler;
• logging av relevante hendelser og teknisk validering av opplastinger og webhooks;
• begrenset tilgang for support og drift, og sikker utviklingspraksis.

Ingen systemer er helt sikre. Kunden og Brukerne må beskytte kontoer, passord, lenker, e-postkontoer, telefoner og tilganger.

20.8 Taushetsplikt

Personer som har tilgang til personopplysninger på våre vegne, er underlagt taushetsplikt.

20.9 Underdatabehandlere

Kunden gir oss generell tillatelse til å bruke underdatabehandlere. Gjeldende liste, med formål, lokasjon og overføringsgrunnlag, står i leverandøroversikten på bilagpilot.no. Regnskapssystemer og andre tjenester Kunden selv kobler til, er ikke våre underdatabehandlere.

Vi varsler eier på e-post minst 30 dager før vi tar i bruk en ny underdatabehandler eller bytter ut en eksisterende. Kunden kan protestere skriftlig innen fristen. Finner partene ingen løsning, kan Kunden si opp abonnementet med virkning fra det tidspunktet endringen trer i kraft.

Vi pålegger underdatabehandlere i det vesentlige tilsvarende personvernforpliktelser som i dette punktet, og er ansvarlige overfor Kunden for deres oppfyllelse etter GDPR artikkel 28 nr. 4.

20.10 Overføring utenfor EØS

Noen underdatabehandlere kan behandle personopplysninger utenfor EØS. Vi bruker da et gyldig overføringsgrunnlag, for eksempel en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå eller EUs standardkontraktsbestemmelser. Kunden kan be om informasjon om de aktuelle garantiene.

20.11 Bistand

Så langt det er praktisk mulig og rimelig, bistår vi Kunden med forespørsler fra registrerte om innsyn, retting, sletting, begrensning og dataportabilitet. Vi bistår også med vurdering av sikkerhetstiltak, personvernkonsekvensvurderinger, forhåndsdrøftelser, håndtering av brudd på personopplysningssikkerheten og dokumentasjon Kunden trenger for å oppfylle egne plikter. Bistand utover ordinær support kan faktureres etter avtale eller rimelig timepris.

20.12 Brudd på personopplysningssikkerheten

Vi varsler Kunden uten ugrunnet opphold etter å ha blitt kjent med et brudd på personopplysningssikkerheten som gjelder opplysninger vi behandler på vegne av Kunden. Varselet skal så langt mulig beskrive hva som har skjedd, hvilke opplysninger som kan være berørt, mulige konsekvenser og hvilke tiltak som er iverksatt eller anbefalt.

20.13 Revisjon og dokumentasjon

Vi gjør tilgjengelig informasjon som er rimelig nødvendig for å dokumentere at databehandlerklausulene etterleves. Revisjon avtales på forhånd, gjennomføres uten urimelig risiko for drift, sikkerhet, personvern eller konfidensialitet, og er underlagt taushetsplikt. Kunden dekker egne kostnader og våre rimelige kostnader, med mindre annet følger av lov. Vi kan avvise eller begrense revisjon som gir tilgang til andre kunders data, kildekode, sikkerhetshemmeligheter, underleverandørers miljøer eller informasjon som ikke er nødvendig for formålet.

20.14 Sletting eller tilbakelevering

Ved opphør gjelder punkt 16. Kunden kan eksportere data i perioden etter punkt 16.1 og be om tidligere sletting etter punkt 16.2.

21. Ansvarsbegrensning

Vårt samlede ansvar er begrenset til vederlaget Kunden har betalt eller er fakturert for BilagPilot de siste 12 månedene før det ansvarsbetingende forholdet inntraff. BilagPilot leveres som den er og som tilgjengelig.

Vi er ikke ansvarlige for indirekte tap, herunder følgetap, tapt fortjeneste, tapte inntekter, tapte kunder og tap av goodwill. Vi er heller ikke ansvarlige for tap som skyldes:

• feil i Kundens bokføring, rapportering, skatt eller merverdiavgift, eller oversittede frister;
• feil eller mangler i bilag, kvitteringserklæringer, svar eller opplastinger, eller manglende svar fra Klienter;
• feilaktige, ufullstendige eller misvisende AI-resultater;
• feil bruk av tjenesten, eller Kundens manglende kontroll, eksport, arkivering eller oppfølging;
• feil, forsinkelser eller begrensninger i integrasjoner, synk eller overføring til Regnskapssystemer;
• feilruting eller filtrering av inbound e-post;
• at Kunden, Brukere eller Klienter deler lenker, passord, nøkler eller tilganger på en uforsvarlig måte;
• feil, nedetid eller endringer hos tjenester Kunden selv velger eller kobler til.

Vi er ansvarlige for våre underdatabehandlere som for oss selv, innenfor begrensningene i dette punktet.

Ansvarsbegrensningen gjelder ikke ansvar som ikke lovlig kan begrenses, eller ansvar som skyldes forsett eller grov uaktsomhet. Ingen bestemmelse i vilkårene begrenser ufravikelige rettigheter Kunden har etter lov.

22. Force majeure

Vi er ikke ansvarlige for forsinkelse, manglende levering, nedetid, datatap eller begrenset funksjonalitet som skyldes forhold utenfor vår rimelige kontroll. Det omfatter blant annet strømbrudd, nettverksfeil, cyberangrep, myndighetspålegg, krig, streik, naturhendelser, pandemier, feil hos leverandører og API-endringer hos tredjeparter.

23. Endringer i vilkårene

Vi kan endre disse vilkårene. Vesentlige endringer varsles normalt minst 30 dager før de trer i kraft. Endringer som er nødvendige av sikkerhetsmessige, juridiske, tekniske, leverandørmessige eller regulatoriske grunner, kan tre i kraft raskere.

Godtar ikke Kunden endringene, må Kunden slutte å bruke BilagPilot og si opp abonnementet før endringene trer i kraft. Fortsatt bruk etter at endringene har trådt i kraft, regnes som aksept.

24. Overdragelse

Kunden samtykker på forhånd til at vi overdrar avtalen, helt eller delvis, til et selskap som overtar driften av BilagPilot. Det gjelder blant annet når virksomheten overføres fra enkeltpersonforetaket til et aksjeselskap, og ved omorganisering, fusjon, fisjon eller salg av virksomheten.

Overdragelsen omfatter også databehandlerklausulene i punkt 20, abonnementet og lagret betalingsmetode hos betalingsleverandøren. Selskapet som overtar, trer inn som avtalepart og databehandler på de samme vilkårene. Vi varsler Kunden på e-post før overdragelsen trer i kraft.

Kunden kan ikke overdra avtalen uten vårt skriftlige samtykke.

25. Lovvalg og verneting

Avtalen reguleres av norsk rett, uten hensyn til lovvalgsreglene og med forbehold for ufravikelige regler som gjelder for Kunden eller avtalen. Partene skal forsøke å løse tvister gjennom forhandlinger. Fører det ikke frem, kan tvisten bringes inn for de alminnelige domstolene, med verneting ved vår forretningsadresse etter punkt 1 på det tidspunktet søksmålet reises, så langt dette er tillatt etter gjeldende rett.